1. Ga je werkzaamheden timen
De grootste reden dat planningen vaak niet afkomen, is omdat je niet weet hoelang je bezig bent met een taak. Vaak onderschatten we hoelang we nodig hebben. Als ik bijvoorbeeld een flyer zou gaan maken, denk ik daar een uur mee bezig te zijn. Maar ik vergeet het openen van alle bestanden, zoeken naar beeldmateriaal, mailen naar de klant, et cetera. Zo is dat half uur ineens anderhalf uur.
Door dit te gaan timen krijg je een beter inzicht in de uren die je daadwerkelijk nodig hebt voor taken, waardoor je realistischer kunt gaan plannen. Ik gebruik hiervoor de gratis tool Toggl.com.
2. Je hoeft niet altijd (direct) ja te zeggen
Nee is ook een antwoord! Mijn valkuil toen ik startte met ondernemen, was bijna altijd ja zeggen. Dat slokte mijn dag op. Soms krijg je verzoeken voor taken waar je geen tijd voor hebt, of die je misschien helemaal niet leuk vindt. Je mag ook nee zeggen! Wees wat selectiever in wat je aanneemt, waardoor je je kunt focussen op taken die écht belangrijk zijn voor je bedrijf.
3. Stel prioriteiten, een must voor effectief time-management in je bedrijf
Een to-do lijst is vaak eindeloos. Daarom raad ik het uberhaupt af om met to-do lijsten te werken. Ga in plaats daarvan werken met weekplanningen! Ik maak mijn weekplanningen in Notion, via deze link kun je gebruik maken van mijn Notion dashboard, super handig! Alles staat al voor je klaar.
Ga tijdens het maken van je planning eerst prioriteiten stellen.
- Prioriteit 1: tijd voor jezelf.
- Prioriteit 2: afspraken.
- Prioriteit 3: deadlines.
- Prioriteit 4: taken die je bedrijf écht verder helpen.
Zit je week vol, terwijl er nog meer bij moest? Dan is het zaak om te onderzoeken waar tijd heen gaat dat niet nodig is of welke dingen je zou kunnen uitbesteden.
4. Stel deadlines (en houd je hieraan)
Deadlines zijn super krachtig om werk gedaan te krijgen. Ga eerst na hoelang je nodig hebt voor de taken om het project af te ronden. Plan dit vervolgens in je agenda en ga je hier voortaan aan houden. Heb je niet te maken met een klant die op je rekent? Bijvoorbeeld met iets dat je wilt uitwerken voor je eigen bedrijf? Dan kun je wat druk bijzetten door bijvoorbeeld op social media al te vertellen wanneer iets af- of online is. Wat extra druk kan geen kwaad, zo heb je voor jezelf een strakke deadline gecreëerd!
5. Evalueer hoe jij je tijd benut
We hebben maar een aantal uren in een dag. Daar kunnen we nou eenmaal niet álles in doen. Daarom had ik het eerder al over prioriteiten (waarin je vooral jezelf niet mag vergeten). Voel jij dat je aan het eind van de week opgebrand bent? Ga je planningen dan eens evalueren om te zien waardoor dit komt. Misschien heb je teveel afspraken in één week? Of besteed je teveel tijd aan iets dat energie zuigt? Door te evalueren weet je ook hoe je dit voortaan anders kunt doen.
6. Stel doelen voor een goede time-management
Voor een goede time-management is het ontzettend belangrijk doelen te stellen. En nog veel belangrijker, deze doelen uit te zetten in actiepunten. Maak er haalbare, kleine taken van die je kunt gaan inplannen in je weekplanningen. Nogmaals: je hebt maar een paar uur per dag, dus prioriteiten stellen is ontzettend belangrijk. Wil jij dat idee écht van de grond hebben over 2 maanden? Dan is het zaak van deze taken prioriteiten te maken in je agenda. Hiervoor zal je dus ook misschien wat andere dingen moeten laten.
Waar het op neer komt met een effectief time-management in je bedrijf?
Alles komt neer op een goede planning en het weten hoelang je bezig bent met taken. Zodra je gaat leren realistische, haalbare weekplanningen te maken (doordat je weet hoeveel tijd een taak in beslag neemt) kun je je tijd goed gaan benutten. En nogmaals: vergeet alsjeblieft de tijd voor jezelf niet in te plannen! Mag ook gewoon in de weekplanning gezet worden. Dus, ruil je to-do lijsten in voor weekplanningen. Zoek een fijne agenda, of dat nu op papier is of online en ga ermee experimenteren! Voor mij werkt de combinatie van Google Agenda en mijn Notion dashboard het best, maar dat is voor iedereen anders natuurlijk. Dus zoek rustig uit wat voor jou het fijnst werkt!
